El mes pasado nos escribió un vendedor: 480 cajas de organizadores salieron de Shenzhen y el almacén de Ontario recibió 468. El transitario dice que el precinto estaba intacto. El almacén dice que el contenedor llegó corto. La fábrica dice que las fotos de carga muestran 480. Todos dicen la verdad y faltan doce cajas.
Una diferencia así casi nunca es un misterio. Casi siempre es un documento que falta, y los documentos tienen plazo.
Primero, decidir cuál de las tres cosas pasó
- Faltó al cargar. El contenedor se cerró con menos cajas de las que dice la lista de empaque. La prueba es el conteo en el muelle contra esa lista, más la foto del precinto en la puerta de la fábrica.
- Faltó en tránsito. Si el precinto llega intacto y el contenedor viene corto, la pérdida ocurrió entre el cierre y la entrega. Es lo que más sufre el grupaje, porque las cajas se manipulan dos veces.
- Faltó al recibir. Palé mezclado, marcas poco claras, cajas contadas dos veces o ninguna. Esto lo resuelve el informe de recepción del propio almacén.
La ventana de 48 horas es real
Casi todos los pliegos de almacén exigen reclamar la diferencia entre 24 y 48 horas después de la recepción. Pasado ese plazo el informe se da por aceptado y la reclamación se cierra: con educación y por escrito. Así que el reloj arranca cuando llega la carga, duerma alguien o no.
Tres documentos, y se hacen antes de que zarpe el buque
| Situación | Quién responde | Qué lo resuelve | Cuándo reclamar |
|---|---|---|---|
| Faltó al cargar | El cargador o el sitio de carga | Conteo en muelle contra lista, foto del precinto | Antes del cierre |
| Faltó en tránsito, precinto intacto | Transportista, o el consolidador en grupaje | Número de precinto en el conocimiento, fotos de llegada | Dentro de 48 horas |
| Faltó al recibir | Almacén | Su informe de diferencia, tus marcas de caja | Dentro de 24 horas, por escrito |
| Daño en el patio | Quien lo tenía en ese momento | Fotos en la entrega, registro de entrada | El mismo día |
Cuatro cosas antes de que el contenedor salga
- Escanear cada caja e imprimir marcas de palé. Un SKU por palé cuando se pueda: el palé mezclado es donde nacen los errores de conteo.
- Enviar el ASN con número de cajas, peso bruto y metros cúbicos, para que el almacén reserve el muelle y la mano de obra correctos.
- Fotografiar el precinto en la puerta de la fábrica y poner su número en el conocimiento de embarque.
- En grupaje, marcar cada caja con el número del house bill y mantener los lotes separados. Dos cargadores en un palé es una reclamación que nadie gana.
Tres frases que no ayudan a reclamar
«El precinto estaba intacto» prueba que la puerta no se abrió, no que entraran 480 cajas. «La fábrica dice que cargó 480» es una opinión mientras no haya foto ni conteo en muelle. «El almacén contó mal» exige que su informe se contradiga, y ese informe es justo el documento que le estás pidiendo corregir. Las tres son verdad y ninguna es prueba.
Una nota llana desde la mesa: una recepción corta se resuelve con papeles, no con discusiones. Cuente en el muelle, fotografíe el precinto, envíe el ASN y abra la reclamación en los dos primeros días; después el expediente se cierra solo.
Si tiene una carga llegando este mes, envíenos por WhatsApp la lista de empaque, la foto del precinto y el informe de recepción del almacén. Le diremos cuál de las tres situaciones es y qué escribir en la reclamación antes de que cierre la ventana.