เดือนที่แล้วมีผู้ขายเขียนมาว่า กล่องเก็บของ 480 กล่องออกจากเชินเจิ้น คลังที่ออนแทริโอรับ 468 กล่อง ฟอร์เวิร์ดเดอร์บอกว่าซีลสมบูรณ์ คลังบอกว่าตู้มาถึงก็น้อยแล้ว โรงงานบอกว่ารูปตอนโหลดเห็น 480 กล่อง ทุกคนพูดความจริง แต่ 12 กล่องหายไป

ผลต่างแบบนี้แทบไม่เคยเป็นปริศนา มักเป็นการขาดเอกสารหนึ่งใบ และเอกสารนั้นมีกำหนดเวลา

ก่อนอื่น แยกให้ได้ว่าเป็นกรณีไหนในสามกรณี

  • โหลดน้อยตั้งแต่ต้น ปิดตู้ด้วยจำนวนกล่องน้อยกว่ารายการบรรจุ หลักฐานคือการนับที่ลานโหลดเทียบกับรายการบรรจุ และรูปซีลที่ถ่ายที่ประตูโรงงาน
  • ขาดระหว่างขนส่ง ถ้าซีลยังดีแต่ของในตู้น้อย แปลว่าหายระหว่างปิดตู้ถึงส่งมอบ สินค้ารวมตู้ (LCL) เสี่ยงที่สุดเพราะถูกเคลื่อนย้ายสองครั้ง
  • นับผิดตอนรับเข้า พาเลทปนกัน ป้ายอ่านไม่ออก นับรอบเดียวไม่ตรวจซ้ำ กรณีนี้ตัดสินด้วยรายงานรับเข้าของคลังเอง

กรอบ 48 ชั่วโมงมีจริง

เงื่อนไขคลังส่วนใหญ่ระบุว่าต้องแจ้งผลต่างภายใน 24 ถึง 48 ชั่วโมงหลังรับสินค้า เกินกว่านั้นรายงานรับเข้าถือว่ายอมรับแล้วและเคลมปิดอย่างสุภาพและเป็นลายลักษณ์อักษร นาฬิกาจึงเริ่มเดินทันทีที่ของถึงคลัง ไม่ว่าฝั่งคุณจะตื่นอยู่หรือไม่

เอกสารสามใบ และต้องทำก่อนเรือออก

กรณีใครรับผิดชอบอะไรทำให้ชัดแจ้งเมื่อไร
โหลดน้อยผู้ส่งหรือลานโหลดยอดนับที่ลานเทียบรายการบรรจุ รูปซีลก่อนตัดรอบ
ขาดระหว่างขนส่ง ซีลสมบูรณ์ผู้ขนส่ง หรือผู้รวมตู้ในกรณี LCLเลขซีลบนใบตราส่ง รูปตอนถึงภายใน 48 ชั่วโมงหลังรับ
นับผิดตอนรับคลังรายงานผลต่างของคลัง ป้ายกล่องของคุณภายใน 24 ชั่วโมง เป็นลายลักษณ์อักษร
เสียหายในลานผู้ถือครองตอนนั้นรูปตอนส่งมอบ บันทึกเข้าลานวันเดียวกัน

สี่อย่างที่ต้องทำก่อนตู้ออกจากโรงงาน

  • สแกนทุกกล่องและติดป้ายพาเลท ถ้าทำได้ให้หนึ่ง SKU ต่อหนึ่งพาเลท พาเลทปนกันคือจุดกำเนิดของการนับผิด
  • ส่ง ASN ล่วงหน้า พร้อมจำนวนกล่อง น้ำหนักรวม และปริมาตร เพื่อให้คลังจัดช่องรับและแรงงานถูก
  • ถ่ายรูปซีลที่ประตูโรงงาน และใส่เลขซีลลงในใบตราส่ง
  • สินค้า LCL ให้ติดเลขใบตราส่งย่อยทุกกล่องและแยกกองกันไว้ ของสองเจ้าอยู่พาเลทเดียวคือเคลมที่ไม่มีใครชนะ

สามประโยคที่ช่วยเคลมไม่ได้

“ซีลสมบูรณ์” พิสูจน์ว่าประตูไม่ถูกเปิด ไม่ได้พิสูจน์ว่าใส่เข้าไป 480 กล่อง “โรงงานบอกว่าใส่ 480” เป็นเพียงคำกล่าวจนกว่าจะมีรูปหรือยอดนับที่ลาน “คลังนับผิด” ต้องให้รายงานของคลังขัดแย้งกันเอง และรายงานนั้นคือเอกสารที่คุณกำลังขอให้เขาแก้ สามประโยคนี้จริงทั้งหมด แต่ไม่มีอันไหนเป็นหลักฐาน

พูดกันตรง ๆ จากโต๊ะทำงาน: ของขาดตอนรับเข้าจบด้วยเอกสาร ไม่ใช่ด้วยการเถียง นับที่ลาน ถ่ายรูปซีล ส่ง ASN ล่วงหน้า และเปิดเรื่องภายในสองวันแรก หลังจากนั้นแฟ้มจะปิดตัวเอง

ถ้าเดือนนี้มีของถึงคลัง ส่งรายการบรรจุ รูปซีล และรายงานรับเข้าของคลังมาทาง WhatsApp เราจะบอกว่าเป็นกรณีไหนในสามกรณี และควรเขียนอะไรในจดหมายเคลมก่อนกรอบเวลาปิด