Tháng trước một người bán viết cho chúng tôi: 480 thùng hộp đựng đồ rời Thâm Quyến, kho ở Ontario nhận 468. Đại lý nói niêm phong còn nguyên. Kho nói container đến đã thiếu. Nhà máy nói ảnh đóng hàng có đủ 480. Ai cũng nói thật, và mười hai thùng vẫn mất.
Chênh lệch kiểu này hiếm khi là chuyện bí ẩn. Gần như luôn là thiếu một chứng từ — và chứng từ thì có thời hạn.
Trước hết, xác định là trường hợp nào trong ba
- Thiếu ngay khi đóng hàng. Container đóng với ít thùng hơn packing list. Bằng chứng là số đếm tại bãi so với packing list, cộng ảnh niêm phong chụp tại cửa nhà máy.
- Thiếu trên đường. Niêm phong còn nguyên khi đến mà trong container thiếu, nghĩa là mất giữa lúc đóng và lúc giao. Hàng lẻ (LCL) dễ gặp nhất vì thùng bị bốc xếp hai lần.
- Đếm sai khi nhập kho. Pallet lẫn, nhãn không rõ, đếm một lần không kiểm lại. Trường hợp này do biên bản nhận hàng của kho quyết định.
Cửa sổ 48 giờ là có thật
Phần lớn điều khoản kho yêu cầu báo chênh lệch trong vòng 24 đến 48 giờ sau khi nhận. Quá hạn đó, biên bản nhận hàng được coi là đã chấp nhận và khiếu nại đóng lại — một cách lịch sự và bằng văn bản. Nên đồng hồ chạy ngay khi hàng về kho, bất kể bên bạn có đang thức hay không.
Ba chứng từ, và đều phải làm trước khi tàu chạy
| Tình huống | Ai chịu | Cái gì làm rõ | Báo khi nào |
|---|---|---|---|
| Thiếu khi đóng | Bên gửi hoặc bãi đóng hàng | Số đếm tại bãi so với packing list, ảnh niêm phong | Trước giờ cắt máng |
| Thiếu trên đường, niêm phong nguyên | Hãng tàu, hoặc bên gom hàng với LCL | Số niêm phong trên vận đơn, ảnh khi đến | Trong 48 giờ sau khi nhận |
| Đếm sai khi nhận | Kho | Biên bản chênh lệch của kho, nhãn thùng của bạn | Trong 24 giờ, bằng văn bản |
| Hỏng tại bãi | Bên giữ hàng lúc đó | Ảnh lúc giao nhận, biên bản vào cổng | Trong ngày |
Bốn việc làm trước khi container rời nhà máy
- Quét từng thùng và dán nhãn pallet. Nếu được, mỗi pallet một mã hàng — pallet lẫn là nơi sinh ra lỗi đếm.
- Gửi ASN trước, ghi rõ số thùng, trọng lượng và mét khối để kho xếp đúng cửa nhận và đúng nhân công.
- Chụp ảnh niêm phong tại cửa nhà máy và ghi số niêm phong vào vận đơn.
- Hàng lẻ thì dán số vận đơn nhà (house bill) lên từng thùng và để riêng từng lô. Hai chủ hàng trong một pallet là vụ khiếu nại không ai thắng.
Ba câu không giúp được khiếu nại
“Niêm phong còn nguyên” chứng minh cửa không mở, không chứng minh có 480 thùng bên trong. “Nhà máy nói đã đóng 480” chỉ là lời nói cho đến khi có ảnh hoặc số đếm tại bãi. “Kho đếm sai” cần biên bản của họ tự mâu thuẫn, mà biên bản đó chính là chứng từ bạn đang đề nghị họ sửa. Cả ba đều đúng, và không câu nào là bằng chứng.
Nói thẳng từ bàn làm việc: thiếu hàng khi nhập kho được giải quyết bằng giấy tờ, không bằng tranh luận. Đếm tại bãi, chụp niêm phong, gửi ASN và mở khiếu nại trong hai ngày đầu — sau đó hồ sơ tự khép lại.
Nếu tháng này có lô hàng về kho, gửi cho chúng tôi qua WhatsApp packing list, ảnh niêm phong và biên bản nhận hàng của kho. Chúng tôi sẽ nói đây là trường hợp nào trong ba, và nên viết gì trong thư khiếu nại trước khi cửa sổ đóng lại.