Một người mua ở Texas mở sáu thùng, thấy vỏ máy nứt, chụp ảnh rồi quay lại bán hàng. Email tới forwarder mười chín ngày sau. Lúc đó container đã trả, biên bản giao hàng đã ký sạch, hồ sơ bên hãng tàu đã đóng. Hư hỏng là thật, khiếu nại thì không.
Phần lớn việc quyết định một khiếu nại thành bại xảy ra trong bảy mươi hai giờ đầu sau khi hàng tới, không phải trong lá thư đến sau. Sáu câu hỏi bao quát chuyện đó.
Q1. Ai kiểm định và ai trả phí giám định?
Người mua có quyền kiểm tra khi hàng đến; quyền đó không phụ thuộc điều kiện thương mại. Cái thay đổi là ai trả tiền: dưới FOB và CIF người mua tự kiểm, giám định bên thứ ba thường do người mua trả. Dưới DDP người bán giao một kết quả, nên kiểm chung tại cửa là bình thường và do người bán sắp xếp.
Với lô giá trị lớn, chỉ định đơn vị giám định trong hợp đồng trước lô đầu. Đi tìm sau khi hàng hỏng là lúc bắt đầu tranh cãi về tính độc lập.
Q2. Có bao lâu để nêu vấn đề?
Ba chiếc đồng hồ chạy cùng lúc, và người ta chỉ nhớ một.
| Đồng hồ | Thời lượng thường thấy | Nó chi phối gì |
|---|---|---|
| Thông báo hãng tàu | Ba ngày với hư hỏng thấy được, bảy ngày với hư hỏng ẩn | Hãng tàu có mở hồ sơ hay không |
| Thông báo bảo hiểm | Báo ngay, và khiếu nại bằng văn bản trong hạn quy định | Nghĩa vụ xử lý của bên bảo hiểm |
| Phản đối theo hợp đồng | Theo hợp đồng mua bán, thường 7 đến 30 ngày | Có ràng buộc được người bán hoặc người mua không |
Q3. Dưới CIF, bảo hiểm có phải là khiếu nại người bán?
Không, và trộn hai việc này là sai lầm đắt nhất ở mảng này. Dưới CIF người bán mua bảo hiểm và giao đơn bảo hiểm; khiếu nại nhắm vào bên bảo hiểm, xét theo giá trị bảo hiểm và rủi ro được bảo. Khiếu nại người bán là khiếu nại hợp đồng, về việc hàng không khớp thoả thuận. Một bên do giám định viên chốt, bên kia do thương lượng hoặc trọng tài, và hai đồng hồ không khớp nhau.
Q4. Thiếu hàng phát hiện sau khi dỡ, dưới DDP hỏi ai?
Lần ngược theo chuỗi giao hàng, và làm bằng văn bản ngay trong ngày: phiếu nhập kho, biên bản giao hàng của tài xế, biên bản niêm phong container. Một chữ ký sạch trên biên bản giao hàng là lý do phổ biến nhất khiến khiếu nại thiếu hàng chết: nó đồng nghĩa hàng đến đúng như mô tả.
Ghi ý kiến bảo lưu lên biên bản trước khi ký, dù ngắn: "thiếu 6 thùng, đã chụp ảnh, mở trước mặt tài xế". Một câu đó đủ giữ khiếu nại sống.
Q5. Hồ sơ khiếu nại phải có gì?
- Biên bản giao hàng và phiếu nhập kho, có ghi bảo lưu.
- Ảnh chụp trước khi di chuyển: niêm phong, trong container, pallet, chỗ hư.
- Báo cáo giám định, nếu có, kèm ngày và chữ ký.
- Hoá đơn thương mại và packing list của đúng số hàng hỏng, không chỉ tổng.
- Báo giá sửa hoặc làm lại, để khiếu nại có con số.
Q6. Quá hạn thì hết chuyện?
Với hãng tàu và bên bảo hiểm, thường là vậy; những hạn đó là điều kiện hợp đồng, không phải gợi ý. Với người bán thường vẫn còn chỗ, vì quan hệ thương mại có logic riêng: một khiếu nại có hồ sơ, có ảnh, có con số đến muộn vẫn thuyết phục hơn lá thư đúng hạn mà không kèm gì.
Nhưng đó không phải lý do để đến muộn, mà là lý do để làm hồ sơ cho chắc dù đồng hồ đã chạy.
Một thói quen chặn cả sáu câu
Kiểm ngay ngày mở container, chụp ảnh trước khi chạm vào hàng, ghi bảo lưu trước khi ký. Mọi thứ còn lại trong bài này là sửa một trong ba việc đó.
Một ghi chú ngắn từ bàn làm việc: khiếu nại không thắng vì mình đúng, mà thắng vì mình sớm và có chứng cứ. Ảnh chụp trong giờ đầu đáng giá hơn lá thư tuần thứ ba.
Gửi điều kiện, tuyến và ngày giao qua WhatsApp trước lô tới, chúng tôi soạn điều khoản kiểm định và thời hạn khiếu nại khớp với lô đó — để khung thời gian được xác định trước khi có chuyện.